Privacyverklaring van de Studiegroep Europese en Mediterrane Orchideeën vzw

Ondernemingsnummer: 074.853.97.93

Als Studiegroep Europese en Mediterrane Orchideeën (S.E.M.O.) willen met respectvol omgaan met de bescherming van uw persoonsgegevens.

Daarom geven in deze privacyverklaring duidelijke informatie hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Uw privacy wordt door ons maximaal gewaarborgd. S.E.M.O. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dat betekent dat wij

  • uw persoonsgegevens enkel verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Welke persoonsgegevens en wat we daarmee doen, wordt beschreven in deze Privacyverklaring.
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • steeds uw uitdrukkelijke toestemming zullen vragen, telkens we deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens steeds gewaarborgd is.
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt en enkel na het verkrijgen van uw uitdrukkelijke toestemming.
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren, dit alles volgens de AVG.

Als vereniging is S.E.M.O. verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wie vragen heeft over onze privacyverklaring, over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan zich steeds richten tot de secretaris die als ledenadministrator optreedt. Dit contact verloopt via secretaris@semo.vlaanderen.

Persoonsgegevens die verwerkt en bewaard worden:

  1. Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, geboortedatum
  2. Contactgegevens: adres, telefoon/GSMnummer en e-mailadres

We verwachten van onze leden dat elke wijziging in onmiddellijk, spontaan en schriftelijk per post of via e-mail doorgegeven wordt aan de ledenadministrator (via secretariaat@semo.vlaanderen).

Gegevens van minderjarige leden (personen jonger dan 16 jaar) zullen enkel verwerkt worden als daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

We gebruiken de verzamelde persoons- en communicatie-gegevens enkel en alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen. Deze doelen worden hieronder opgesomd.

 Doel van het verwerken van deze persoonsgegevens:

  1. het nakomen van onze wettelijke verplichtingen, gekoppeld aan de activiteiten van onze vereniging (het bijhouden van een ledenregister, verzekeringsplicht, opmaak nominatieve lijst forfaitaire kostenvergoedingen).
  2. het opstellen van de jaarlijkse ledenlijst.
  3. het versturen van publicaties, nieuwsbrieven en uitnodigingen voor o.a. excursies, werkdagen en najaarbijeenkomst.
  4. het beheer van de lidgelden.
  5. het eventueel bekomen van subsidiëring door de overheid.
  6. het vermelden in S.E.M.O.-publicaties van auteur(s) en personen die aan deze publicaties een bijdrage leverden.

 Verdere bepalingen in verband met de bescherming van persoonsgegevens

  1. Foto’

Foto’s van deelnemers op S.E.M.O.-activiteiten (zoals excursies, werkdagen, najaarsbijeenkomst) kunnen in S.E.M.O.-publicaties en -voordrachten opgenomen worden. Leden die dit niet wensen, kunnen hiervoor bezwaar indienen via een e-mail aan de ledenadministrator (secretariaat@semo.vlaanderen).

  1. Verstrekking van gegevens aan derden

De door u verstrekte persoonsgegevens zullen wij niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Voorbeelden hiervan zijn:

  • de politie in het kader van een politie-onderzoek met machtiging van het parket (persoons)gegevens bij ons opvraagt.
  • het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidiërende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens door te geven.

In alle andere gevallen zullen wij uw persoonsgegevens enkel delen met derden indien u ons hiervoor schriftelijk toestemming geeft. U heeft ten allen tijde het recht deze toestemming te weigeren of in te trekken.

Bewaartermijn

S.E.M.O. zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor de doelstellingen waarvoor de gegevens zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden tijdens de volledige duurtijd van uw lidmaatschap, of langer wanneer een wettelijke of decretale bepaling dit oplegt (wettelijke bewaartermijnen van documenten bijvoorbeeld), of wanneer de wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door S.E.M.O. dit zou rechtvaardigen.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking en de vertrouwelijkheid hiervan ten allen tijde te waarborgen. Hiervoor werden de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens S.E.M.O. inzage hebben in uw persoonsgegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • Er worden beveiligde backups gemaakt van uw persoonsgegevens om deze by technische of fysieke incidenten te kunnen herstellen.
  • We evalueren regelmatig ons privacy beleid, daarbij rekening houdend met de nieuwste privacy-wetgeving.
  • De personen die inzage hebben in uw gegevens zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van uw persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U hebt ten allen tijde recht op inzage en afschrift van uw eigen persoonsgegevens. U hebt ten allen tijde het recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zouden zijn.

U mag ten allen tijde eisen dat uw persoonsgegevens verwijderd worden, wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn voor de doelstellingen waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.

U hebt ten allen tijde het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toestemming , voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.

U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzonder situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.

U kan ten allen tijde uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens, intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.

In deze privacy-verklaring staat hoe u ten allen tijde contact kan opnemen met de ledenadministrator.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Privacy Commissie), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen.

Wijziging privacyverklaring

S.E.M.O. heeft het recht zijn privacyverklaring te wijzigen. Elke wijziging zal echter aan de leden voorgelegd worden via e-mail, post of via een aankondiging op onze website. De laatste wijziging gebeurde op XXXXX 2020. Oudere versies van de privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen.